TENEDURIA DE LIBROS Y CICLOS CONTABLES
La contabilidad moderna consta de un ciclo
de siete etapas o pasos. Los tres primeros se refieren a la teneduría de libros,
es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones
financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad;
entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas
extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos
es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario
se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en
el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas
contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etcétera.
1. | Primer paso |
El registro de cada transacción en el
libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble
entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una
organización teniendo en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre
dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del
activo, pero también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad
de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble vertiente o
dimensión, una el debe (que aparece a la izquierda) y otra el haber (que aparece
a la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura
financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir
con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y
disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la
cuenta de bienes (siendo un débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin
embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el
libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes
(débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El
reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida
contable de salarios (siendo un débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando
se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja
(crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
2. | Segundo paso |
En la siguiente etapa del ciclo contable
las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el
que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen
los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de forma que el saldo,
es decir el crédito o el débito neto, de cada cuenta puede calcularse con
facilidad.
Cada cuenta del mayor puede a su vez
desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos.
Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los
clientes de la empresa, pudiéndose saber así cuánto ha comprado cada uno de
ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede desglosar en función de cada
trabajador.
3. | Tercer paso |
Una vez reflejadas todas las
transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de
cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de
todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que
genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este
paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En
cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de teneduría de
libros del ciclo contable.
4. | Cuarto paso |
Finalizadas las etapas correspondientes a
la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una
serie de cuentas con el propósito de resaltar hechos económicos que, aunque no
se han producido de forma convencional, sí representan transacciones ultimadas.
A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes
de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos);
gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se han
satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se recibe
la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan de una
forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación
(que es el reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo
largo de los años de vida útil de dicha máquina); inventarios (valoración de los
bienes almacenados y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la
que se deriva de las cuentas); e impagados (que consiste en declarar una serie
de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el
posible quebranto en el futuro).
5. | Quinto y sexto pasos |
Una vez realizados los ajustes
anteriores, el contable o contador público realiza un primer balance de
comprobación de saldos, adaptando éstos a los ajustes anteriores (paso quinto).
Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y
preparar la cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las
distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad
financiera y de costes de la empresa.
6. | Séptimo paso |
El último paso consiste en cerrar las
cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma
que, aquellas cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan
unas a otras, de forma que los créditos y débitos del siguiente año fiscal
reflejen en exclusiva la actividad de ese año.
"Contabilidad." Microsoft® Student 2009
[DVD]. Microsoft Corporation, 2008.
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22-SEP-12.21:45p.m
JUSTIFICACION: Escoji este tema porque cada año durante los meses de Junio hasta Agosto o a veces hasta Septiembre veo a mi tia que es Contador Publico y Auditor,en un despacho contable con mucho trabajo y super apurada por entregar estos informes y queria saber bien que es lo que hacia y por que tardaban tanto tiempo. Ademas de que tambien tengo que aprender a hacerlos...
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